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Accès aux documents scolaires pour les étudiant(e)s incapables de lire les imprimés

MÉMOIRES PRÉSENTÉS PAR DES DISPENSATEURS DE SERVICES

École W. Ross MacDonald (mai 2004)

Pour obtenir les meilleurs résultats possibles en matière de commande, livraison et réception de documents en média substitut, le Comité directeur des services de transcription ainsi que les représentants de l’École W. R. MacDonald (ERMS), à Brantford, recommandent les pratiques exemplaires suivantes.

Personnes ressources

Les recommandations suivantes, qui touchent les personnes ressources, devraient aider la RSL à accélérer la livraison et la conversion des documents en médias appropriés. Si ces processus recommandés ne sont pas observés, il est presque certain que les demandes seront traitées en retard.

  1. Les personnes ressources des établissements devraient fournir TOUTE l’information complète et exacte, y compris :
    • nom complet du document
    • nom complet de l’auteur
    • bonne édition
    • ISBN
    • emplacement du document s’il existe déjà en média substitut
    • date de retour souhaitée
    • média requis
    • copie du document à transcrire
    • coordonnées complètes (nom, adresse, numéro de membre) de l’étudiant demandeur
    • bandes rembobinées avant le retour, avec les insertions
  2. Les personnes ressources devraient répondre le plus rapidement possible aux télécopies et aux appels téléphoniques, quand des renseignements sont requis au sujet des demandes des étudiants.
  3. Les personnes ressources devraient fournir le nom de l’étudiant quand ils retournent des documents.
  4. Autant que possible, ce devrait être les mêmes personnes ressources qui communiquent avec la RSL.
  5. On devrait aviser immédiatement la RSL dès qu’un contrat est annulé avec un producteur.
  6. Avant de présenter une commande, on devrait vérifier auprès de toutes les sources possibles pour voir si le document n’existe pas déjà.
  7. La personne ressource doit fournir une liste des chapitres requis pour le début du semestre, afin que les producteurs aient le temps de convertir et de livrer le document requis à temps.

ERMS

Voici la liste des pratiques que devrait suivre la RSL. Si la RSL omet d’observer l’une d’entre elles, il est fort probable que les demandes seront traitées en retard. Les personnes ressources devraient consulter le gestionnaire à l’ERMS et/ou le président du Comité directeur des services de transcription :

  1. La RSL devrait informer les personnes ressources si la demande de document ne peut être traitée pour la date approximative demandée.
  2. La RSL devrait fournir aux personnes ressources une liste complète des fournisseurs de documents en média substitut.
  3. La RSL devrait s’assurer que toutes les bandes sont marquées par des insertions.
  4. La RSL devrait aviser les personnes ressources lorsque les procédures ne sont pas suivies.

Producteurs

Afin d’améliorer la transcription des documents qui ne sont pas disponibles ailleurs, la RSL recommande aux producteurs d’observer les procédures ci dessous. Sinon, la RSL risque de ne pas pouvoir traiter les commandes dans les délais demandés.

  1. Les producteurs devraient envoyer les insertions et les index avec les documents, quand ils sont produits.
  2. Les producteurs devraient indiquer à la RSL quels documents ont été produits et envoyés directement aux étudiants.
  3. Les producteurs devraient aviser la RSL lorsque la commande est terminée et envoyée.
  4. Les producteurs devraient aviser la RSL lorsque la personne ressource a annulé une commande.
  5. Pour la facturation, les producteurs devraient indiquer à la RSL quels documents ont été envoyés directement à l’étudiant et lesquels ont été envoyés à la personne ressource.
  6. Les producteurs devraient indiquer à la RSL le nombre total de volumes requis pour mener à bien la conversion du ou des documents.

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